Аннотация. В статье автор рассматривает наиболее значимые изменения в деятельности нотариуса, в том числе создания в Российской Федерации системы электронного нотариата, новые аспекты делопроизводства и регистрации нотариальных действий.
Ключевые слова: право, цифровизация, делопроизводство, государство, права человека, нотариат, субъект права.
Смена общественно-экономической формации, возникновение и развитие института частной собственности в Российской Федерации выявило явную потребность субъектов экономических отношений в защите их имущественных и иных прав.
В этой связи были приняты «Основы законодательства Российской Федерации о нотариате» [7], а также в 1995 году Федеральная нотариальная палата стала полноценным членом Международного союза нотариата, тем самым приняв все международные требования и стандарты, предъявляемые к деятельности нотариуса, в том числе и к делопроизводству нотариуса.
Основными функциями нотариуса в Российской Федерации является обеспечение безопасного гражданского оборота, защита прав и интересов физических и юридических лиц. С развитием цифровизации в государстве и обществе нотариус также стал одним из проводников обеспечения информационной безопасности прав участников гражданского оборота.
В настоящее время делопроизводство нотариуса выражается в совершении нотариальных действий, их регистрации, осуществления, ведения архива. То есть ключевая функция нотариуса: обеспечение прав физических и юридических лиц заключается именно в делопроизводстве.
Согласно статистике Министерства юстиции Российской Федерации, нотариусами в 2023 году в общей сложности было совершено 41 999 125 нотариальное действие [11]. Подобная статистика подчеркивает актуальность темы исследования, так как большинство нотариальных действий уже совершаются с применением современных технологий делопроизводства и регистрации нотариальных действий.
Делопроизводство, ведение архива, регистрация нотариальных действий – все это является неотъемлемой частью нотариальной деятельности. Согласно закону, данные действия обеспечивает сам нотариус [7]. Безусловно, многие принципы делопроизводства и регистрации нотариальных действий изменились с увеличивающейся в государстве и обществе цифровизацией [2].
Базовые принципы нотариального делопроизводства и регистрации нотариальных действий определяются подзаконными актами, а именно Приказом Министерства юстиции и Решением Правления Федеральной Нотариальной палаты. [5].
Сам нормативно-правовой акт можно разделить на несколько частей. Это вопросы оформления, ведения, хранения дел на бумажном и электронном носителе, регистрации нотариальных действий и постановлений об отказе, порядок ведения реестров регистрации нотариальных действий и приложения с рекомендуемыми формами документов.
Здесь стоит выделить два основных направления делопроизводства нотариуса. Такими являются делопроизводство и ведение архива на бумажном и электронном носителях.
Например, подзаконный акт регламентирует, что оформление дела производится на бумажном носителе и содержит описание, брошюровку и нумерацию. Кроме того, по истечении 10 лет номенклатурные дела переформируются в электронный формат и вносятся в ЕИС [4].
Также Приказ устанавливает особенности работы в части электронной документации. В частности, нотариус принимает и использует электронные документы, отсканированные изначально на бумажном носителе или созданные изначально как электронные. Юридическую силу таких документов подтверждает усиленная квалифицированная электронная подпись нотариуса [4].
Таким образом, прослеживается явная трансформация нотариального делопроизводства. Этому процессу способствует повсеместная цифровизация, в том числе и нотариальной деятельности.
Как следует из национального проекта «Цифровая экономика Российской Федерации», одной из задач проекта является внедрение гражданского оборота на базе цифровых технологий, в том числе создание и развитие цифрового (электронного) нотариата [9].
Необходимо отметить, что система цифрового (электронного) нотариата должна в первую очередь учитывать специфику нотариальной деятельности, в особенности вопрос регистрации нотариальных действий.
Регистрация нотариальных действий производится также в двух вариантах, а именно на бумажном носителе и электронным способом, путем внесения информации в информационные реестры.
Так, порядок оформления реестров на бумажном носителе регламентирует Приказ Министерства юстиции Российской Федерации. Записи в реестры могут вноситься самим нотариусом, нотариусом, стажером нотариуса, помощником нотариуса или другим уполномоченным на это лицом, работающим по трудовому договору в государственной нотариальной конторе или у нотариуса [6].
Кроме того, подзаконный акт регламентирует порядок оформления и устанавливает формы для ведения данных реестров.
Отдельного внимания стоит продукт цифровизации – единая информационная система, в которой нотариус регистрирует нотариальные действия. Так, сама система имеет два интересующих нас реестра. Это реестр нотариальных действий и реестр нотариальных действий, совершенных удаленно. Кроме того, одним из новшеств является реестр сделок, удостоверенных двумя и более нотариусами.
Нотариус обязан вносить сведения, хранить и обеспечивать конфиденциальность в реестрах. Отдельно подзаконный акт выделяет техническую ошибку в реестрах [4]. Законодатель подчеркивает, что ошибка исправляется при ее обнаружении в записях, в том числе по требованию заявителя либо на основании решения суда в течение трех рабочих дней после поступления такого требования [4].
Можно предположить, что подобное желание государства урегулировать вопрос возникновения технических ошибок в работе ЕИС обусловлен сложившийся судебной практикой.
Например, в гражданском деле о восстановлении срока принятия наследства возникла техническая ошибка в ЕИС в дате рождения одного из наследников. Впоследствии это стало одним из доводов истца о том, что копию завещания он не получал и пропустил законный срок для принятия наследства. Тем не менее, суд отказал в удовлетворении требований процессуального истца [10].
Подобные технические ошибки являются значительным риском для нотариуса и заявителя, возникновение подобной ситуации может нарушить законные права сторон, однако, по мнению автора, ЕИС является более удобной и безопасной системой для осуществления нотариусом делопроизводства, а вышеуказанные случаи, встречаются в виде исключения.
Не менее важным аспектом делопроизводства нотариуса является обеспечение информационной безопасности прав участников гражданского оборота. В актуальной ситуации можно отметить несколько направлений по данному вопросу:
- Использование нотариусом в своей деятельности сертифицированного программного обеспечения в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ;
- Осуществление нотариальных действий с применением электронной подписи;
- Шифрование данных, полученных нотариусом в своей деятельности в соответствии с ГОСТ Р 34.12-2015 [3];
- Регулярное создание или воспроизведение резервных копий документов на электронных носителях;
- Установка на все рабочие персональные компьютеры, использующиеся в работе нотариуса антивирусного программного обеспечения, соответствующего требованиям ГОСТ Р 51188-98 [1];
- Регулярное проведения мероприятий по повышению квалификации сотрудников по вопросу работы с информационными технологиями, персональными данными, системами информационной безопасности, осуществления аудита текущих мер безопасности деятельности нотариуса.
Таким образом, регистрация нотариальных действий реализуется в форме внесения сведения в реестры на бумажном носителе или в электронном формате.
Кроме того, современная цифровая действительность во многом адаптирует нотариальную деятельность. Совершенно очевидна воля государства к формированию более удобных для нотариусов и граждан информационных систем. Это выражается в переходе нотариусов на электронный документооборот, использование УКЭП, ведение электронного архива, а также электронная регистрация нотариальных действий в ЕИС.
Совершенствование нотариальной деятельности в части делопроизводства и регистрации нотариальных действий обусловлено также и Стратегией развития информационного общества 2017-2030 [8]. Тем не менее, не стоит забывать и про цифровое неравенство в обществе [12, с. 55]. Граждане, не имеющие цифрового образования, должны иметь право на ознакомление с открытыми источниками информации о нотариальной деятельности.
По мнению автора, электронный нотариат будет и дальше получать свое правовое и фактическое развитие в Российской Федерации. Сокращение цифрового неравенства, создание безопасной и стабильной системы электронного делопроизводства нотариуса, своевременный контроль, а также наличие возможности обжаловать нарушение своих прав – все эти факторы будут надлежащим обеспечением и защитой прав и законных интересов физических и юридических лиц нотариусами.
Список литературы:
- Защита информации Испытания программных средств на наличие компьютерных вирусов. ГОСТ Р 51188-98 // Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (сайт). (дата обращения: 05.12.2024).
- Исследование НИУ ВШЭ Цифровая экономика 2023 // НИУ ВШЭ (сайт). (дата обращения: 13.05.2024).
- Криптографическая защита информации. Блочные шифры. ГОСТ Р 34.12-2015. М.: Стандартинформ, 2015. 21 c. (дата обращения: 05.12.2024).
- Об утверждении порядка ведения реестров единой информационной системы нотариата, внесения в них сведений, в том числе порядка исправления допущенных в таких реестрах технических ошибок // Приказ Министерства юстиции России от 30.09.2020 №225. (дата обращения: 05.12.2024).
- Об утверждении Правил нотариального делопроизводства // Приказ Министерства юстиции РФ от 14.12.2022 №394. (дата обращения: 05.12.2024).
- Об утверждении форм реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах и порядка их оформления // Приказ Министерства юстиции РФ от 30.09.2020 г. №226. (дата обращения: 05.12.2024).
- Основы законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. Верховным Советом Российской Федерации 11.02.1993 №4462-I). (дата обращения: 05.12.2024).
- О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы // Указ Президента Российской Федерации от 09.05.2017 г. №203. (дата обращения: 05.12.2024).
- Паспорт национального проекта Национальная программа Цифровая экономика Российской Федерации. (дата обращения: 05.12.2024).
- Решение №2-1574/2018 от 18 октября 2018 г. по делу №2-1574/2018. (дата обращения: 05.12.2024).
- Сведения о нотариате в Российской Федерации (Сборник по Минюсту России) (за 12 месяцев 2023 года) /Министерство юстиции РФ. (дата обращения: 05.12.2024).
- Шевченко О.М. Цифровое неравенство в современном российском обществе: уровни и социальные последствия // Гуманитарий Юга России, 2023. №1. (дата обращения 05.12.2024).
New principles of notarial office work and registration of notarial acts
Sivenkov I.V.,
undergraduate of 1 course of the Moscow City University, Moscow
Abstract. In the article, the author examines the most significant changes in the activities of a notary, including the creation of an electronic notary system in the Russian Federation, new aspects of office work and registration of notarial acts.
Keywords: law, digitalization, office work, state, human rights, notary, subject of law.
References:
- Information protection Testing software for computer viruses. GOST R 51188-98 // Federal Agency for Technical Regulation and Metrology (website). (date of the address: 05.12.2024).
- HSE Study Digital Economy 2023 // HSE (website). (date of the address: 13.05.2024).
- Cryptographic protection of information. Block ciphers. GOST R 34.12-2015. Moscow: Standartinform, 2015. 21 p. (date of the address: 05.12.2024).
- On approval of the procedure for maintaining registers of the unified information system of notaries, entering information into them, including the procedure for correcting technical errors made in such registers // Order of the Ministry of Justice of the Russian Federation dated September 30, 2020 №225. (date of the address: 05.12.2024).
- On approval of the Rules for notarial office work // Order of the Ministry of Justice of the Russian Federation dated December 14, 2022 №394. (date of the address: 05.12.2024).
- On approval of forms of registers for registration of notarial acts, notarial certificates, certification inscriptions on transactions and certified documents and the procedure for their execution // Order of the Ministry of Justice of the Russian Federation dated September 30, 2020 №226. (date of the address: 05.12.2024).
- Fundamentals of the legislation of the Russian Federation on notaries (approved by the Supreme Council of the Russian Federation on February 11, 1993 №4462-I). (date of the address: 05.12.2024).
- On the Strategy for the Development of the Information Society in the Russian Federation for 2017-2030 // Decree of the President of the Russian Federation dated 05/09/2017 №203. (date of the address: 05.12.2024).
- Passport of the national project National Program Digital Economy of the Russian Federation. (date of the address: 05.12.2024).
- Decision №2-1574/2018 of October 18, 2018 in case №2-1574/2018. (date of the address: 05.12.2024).
- Information on the notary profession in the Russian Federation (Collection of the Ministry of Justice of Russia) (for 12 months of 2023) / Ministry of Justice of the Russian Federation. (date of the address: 05.12.2024).
- Shevchenko O.M. Digital inequality in modern Russian society: levels and social consequences // Humanitarian of the South of Russia, 2023. №1. (date of the address: 05.12.2024).